Desde hace años, la mayoría de las empresas utilizan en mayor o menor medida herramientas de administración de proyectos. Algunas organizaciones realizan una planificación detallada de las actividades que componen cada iniciativa, otras apenas establecen como mandatorio enunciar las fases de cada proyecto, y en algunos casos, también, las fechas aproximadas de comienzo o finalización de cada etapa.
Sin embargo, aun son pocas las organizaciones que poseen alguna forma de Oficina de Administración de Proyectos (también conocida como PMO, por sus siglas en inglés).
Generalmente, las empresas que actúan en los mercados más dinámicos y competitivos de la economía, como entidades financieras o empresas tecnológicas, son las primeras en abrazar los cambios; en consecuencia, establecen su Oficina de Administración de Proyectos, desarrollando nuevas estructuras organizacionales que les permitan hacer frente al incremento de la competencia, a la mayor velocidad de los cambios en los productos y servicios que ofrecen, y a la creciente necesidad de reducir el “time to market”, el tiempo que les lleva -desde que fue concebido- poner a disposición de sus clientes un nuevo producto.
El largo de la vara
En la Banca Nazionale del Lavoro, una de las empresas que implementó su PMO en 2001, sucedía hasta entonces que en las reuniones del Comité que decidía las inversiones, había gerentes que lograban sistemáticamente la aprobación de sus proyectos, mientras que otros, quizás con propuestas tan o más rentables que los primeros, quedaban al margen. Las propuestas que no se bendecían no eran siempre las menos rentables. Pero eran impulsadas por gerentes con menor capacidad de “venderlas”. Así, la gerencia general evaluaba y aprobaba las inversiones del banco sin utilizar “una misma vara” para todas ellas. Una vez implementada la PMO, el resultado fue más que positivo: como lo detectó The Gartner Group en un estudio realizado hace algunos años, las organizaciones que poseen una PMO que funciona bien, sufren -en caso de atrasos- la mitad de pérdidas en términos de dinero y de tiempo que las organizaciones que no poseen una PMO.
Funciones
Entre las muchas funciones y beneficios que posee una PMO, podemos citar que los recursos de la empresa se comparten y coordinan para atender la totalidad de proyectos, se establecen metodologías, “best practices” y “lecciones aprendidas”, se comparten políticas, documentación, indicadores, etc., se centraliza el análisis y la minimización de los riesgos que enfrenta cada proyecto, se coordina la comunicación, se desarrolla una plataforma de apoyo a cada gerente de proyecto (Project Manager) para aumentar las probabilidades de alcanzar con éxito los objetivos de cada proyecto, etc.
Un diagnóstico profesional que considere todas las circunstancias y la “madurez” de la empresa, permitirá elaborar el modelo operativo que mejor se adapte a cada organización.
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